İşyeri Sigortası İçin Gerekli Belgeler, Soru Formu ve Vergi Durumu

İşyeri sigortası için gerekli belgeler çoğu küçük ve orta ölçekli işletmede kısa bir listedir: sigortalının kimlik ya da vergi bilgileri, işyerinin açık adresi, faaliyet konusu, binanın yapı özellikleri ve sigortalanacak bina, demirbaş, makine ve emtianın bedelleri. Belgelerin kendisinden çok, teklif aşamasında doldurulan soru formundaki bilgilerin doğruluğu önemlidir; çünkü sigortacı riski bu beyanlara göre kabul eder. Ödenen prim ise işle ilgili olduğu sürece ticari kazancın tespitinde gider olarak dikkate alınır.

Teklif isteyen işletme sahiplerinin çoğu evrak hazırlamakla vakit kaybetmekten çekiniyor. Oysa asıl zaman kaybı, eksik ya da yanlış verilen bilgi yüzünden hasar anında başlıyor. Bu yazıda poliçe için hangi bilgi ve belgelerin istendiğini, soru formunun hukuki önemini, poliçenin e-Devlet'te görünüp görünmediğini ve vergi tarafını anlatıyoruz. Hangi teminatların seçilmesi gerektiğini ise İşyeri sigortası neleri kapsamalı yazımızda ayrıntılı olarak ele aldık.

İşyeri sigortası için gerekli belgeler ve bilgiler

İşyeri sigortası için tek tip bir resmi belge listesi yoktur. Sigorta şirketleri riskin büyüklüğüne ve faaliyet koluna göre farklı ayrıntı isteyebilir. Pratikte teklif ve poliçe aşamasında istenen bilgileri ve bunların kaynağını şöyle özetleyebiliriz:

Büyük ölçekli ya da yüksek riskli işletmelerde sigorta şirketi ayrıca yerinde risk incelemesi yapabilir, fotoğraf ve yerleşim planı isteyebilir. Küçük bir ofis, kuaför ya da mağaza için ise çoğu zaman bu bilgilerin eksiksiz ve doğru verilmesi yeterlidir.

İşletme ve adres bilgileri

Şahıs işletmelerinde sigorta ettiren genellikle işletme sahibinin kendisidir ve kimlik ile vergi numarası kullanılır. Şirketlerde poliçe tüzel kişi adına, vergi numarası ve unvanla düzenlenir. Poliçedeki unvanın şirketin resmi unvanıyla aynı olması, hem muhasebe kaydında hem hasar ödemesinde sorun çıkmasını önler.

Adres bilgisinde en sık yapılan hata, aynı binada birden fazla bağımsız bölüm kullanan işletmelerin yalnızca birini bildirmesidir. Depo olarak kullanılan bodrum katı ya da sonradan kiralanan yan dükkân poliçede yoksa, oradaki mallar da sigortalı değildir.

Konut binasındaki işyerleri ve DASK

6305 sayılı Afet Sigortaları Kanunu'nun 10. maddesine göre mesken olarak inşa edilmiş binaların içinde yer alan ve ticarethane, büro ve benzeri amaçlarla kullanılan bağımsız bölümler zorunlu deprem sigortasına tabidir. Apartman altındaki bir market, kuaför ya da avukatlık büronuz varsa bina kısmı için DASK poliçesi düzenlenir; işyeri sigortasındaki deprem teminatı bu poliçeyle birlikte kurgulanır. Tamamı ikamet dışı amaçla kullanılan binalar ise zorunlu kapsamda değildir.

Bedel bilgileri: fatura ve envanter neden önemli?

İşyeri sigortasında poliçe genellikle birkaç ayrı bedel kalemine ayrılır: bina, demirbaş ve tefrişat, makine ve tesisat, emtia (stok), bazen de kasadaki para. Her kalemin bedeli ayrı yazılır ve hasar da o kalemin bedeli üzerinden değerlendirilir.

Bu bedelleri tahminle yazmak yerine belgeye dayandırmak gerekir. Demirbaş listesi ve alış faturaları, makine ve cihazların güncel yeni değerini göstermez ama neyin var olduğunu kanıtlar. Stok kayıtları ise yıl içinde emtia miktarının nasıl değiştiğini gösterir. Yangın Sigortası Genel Şartları'nın eksik sigorta maddesi, sigorta bedeli gerçek değerin altında kalırsa zararın da aynı oranda ödeneceğini düzenler. Yani bedeli düşük yazılan bir poliçede kısmi hasarda bile kesinti yaşanır.

Hasar anında bu belgeler bir kez daha istenir. Yangında ya da su baskınında faturalar ve kayıtlar da zarar görebileceği için demirbaş listesinin ve stok raporlarının bir kopyasını işyeri dışında, örneğin muhasebecinizde ya da dijital ortamda saklamak iyi bir alışkanlıktır.

Kiracıysanız hangi bilgiler gerekir?

Kiracı olarak binanın kendisini sigortalamanız gerekmez; bina malikin sorumluluğundadır. Ancak içerideki demirbaş, dekorasyon ve emtia sizindir. Ayrıca yangın sigortası klozları arasında kiracının malike karşı sorumluluğu teminatı yer alır: kiracının kiralanana vereceği zarar ve buna bağlı kira kaybı nedeniyle doğacak sorumluluğu karşılar. Bu teminat için kira sözleşmesindeki bilgiler ve binanın özellikleri istenir.

İşyeri sigortası soru formu nedir, neden önemlidir?

Soru formu, sigorta şirketinin riski değerlendirmek için sigorta ettirene yönelttiği sorulardan oluşur. Bazen ayrı bir form olarak imzalatılır, bazen teklif ekranındaki sorular ve beyanlar aynı işlevi görür. Hukuki önemi Türk Ticaret Kanunu'nun beyan yükümlülüğü hükümlerinden gelir.

• Madde 1435: Sigorta ettiren, sözleşme yapılırken bildiği veya bilmesi gereken tüm önemli hususları bildirmekle yükümlüdür. Sigortacının yazılı veya sözlü sorduğu hususlar, aksi ispat edilene kadar önemli sayılır.
• Madde 1436: Sigortacı cevaplanmak üzere bir soru listesi vermişse, listede olmayan konular için sigorta ettirene sorumluluk yüklenemez; önemli bir husus kötü niyetle saklanmışsa bu kural uygulanmaz.
• Madde 1439: Önemli bir husus bildirilmemiş veya yanlış bildirilmişse sigortacı sözleşmeden cayabilir ya da prim farkı isteyebilir. Riziko gerçekleştikten sonra ihmal sonucu beyan yükümlülüğünün ihlal edildiği anlaşılırsa ihmalin derecesine göre tazminattan indirim yapılır; kast varsa ve ihlal ile hasar arasında bağlantı bulunuyorsa ödeme borcu ortadan kalkabilir.

Bu hükümler bir yönüyle sigortalıyı da korur: soru formu ne kadar açık ve eksiksizse, sonradan sorulmamış bir konu gerekçe gösterilerek tazminattan indirim yapılması o kadar zorlaşır. Formu acele doldurmak ya da başkasına doldurtmak bu yüzden risklidir.

Soru formunda sık karşılaşılan başlıklar

• Faaliyet konusu, çalışma saatleri ve çalışan sayısı
• Binanın yapı tarzı, yaşı ve işyerinin bulunduğu kat
• Yan komşuların faaliyet konusu (örneğin yanında boya deposu ya da lokanta bulunması)
• Isınma şekli ve elektrik tesisatının durumu
• Yangın söndürme tüpü, yangın algılama ve alarm sistemleri
• Kepenk, demir parmaklık, kamera ve bekçi gibi hırsızlık önlemleri
• İşyerinin zemin veya bodrum katta olup olmadığı, daha önce su baskını yaşanıp yaşanmadığı
• Son yıllardaki hasarlar ve başka bir sigorta poliçesi bulunup bulunmadığı
• Yanıcı, patlayıcı veya tehlikeli madde bulundurulup bulundurulmadığı

Poliçe süresince bildirilmesi gereken değişiklikler

Beyan yükümlülüğü poliçe imzalandığında bitmez. Türk Ticaret Kanunu'nun 1444. maddesine göre sigorta ettiren, sözleşmeden sonra sigortacının izni olmadan rizikoyu ağırlaştıran işlemlerde bulunamaz; bu tür bir değişiklik olursa sigortacıya bildirmekle yükümlüdür.

İşyerlerinde en sık karşılaştığımız değişiklikler şunlardır: faaliyet konusunun değişmesi (örneğin ofisin atölyeye dönüşmesi), işyerinin taşınması, yan bölümün kiralanması, alarm sisteminin iptal edilmesi ya da kepenk takılmaması. Bu değişiklikler bildirilmezse hasar anında tazminat tartışması yaşanabilir. Yıl içinde stok miktarı ciddi artmışsa bedel güncellemesi yaptırmak da aynı mantıkla önemlidir.

İşyeri sigortası e-Devlet'te görünür mü?

e-Devlet'te Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi'nin sunduğu poliçe sorgulama hizmetleri trafik, kasko, sağlık, hayat, ferdi kaza, mesleki sorumluluk, yeşil kart, zorunlu yolcu taşıma ve tehlikeli madde sorumluluk sigortası gibi branşları kapsar. Bu listede işyeri, yangın veya konut sigortası için bir sorgulama hizmeti bulunmamaktadır. Dolayısıyla işyeri sigortası poliçeniz e-Devlet'te bu hizmetler üzerinden görüntülenemez.

İstisnası, konut binasındaki işyerleri için düzenlenen zorunlu deprem sigortasıdır. Bu poliçe e-Devlet'teki Doğal Afet Sigortaları Kurumu Poliçe Sorgulama hizmetinden ya da DASK'ın internet sitesinden adres kodu ile sorgulanabilir. İşyeri sigortası poliçenizin bir kopyasına ise poliçeyi düzenleyen sigorta şirketinin müşteri kanallarından ya da aracınızdan ulaşabilirsiniz.

İşyeri sigortası gider yazılır mı?

Evet. Gelir Vergisi Kanunu'nun 40. maddesinin 1 numaralı bendi, ticari kazancın elde edilmesi ve idame ettirilmesi için yapılan genel giderlerin safi kazancın tespitinde indirilebileceğini düzenler. İşyerini, demirbaşı ve emtiayı yangın, hırsızlık, su baskını gibi risklere karşı korumak için ödenen prim bu nitelikte bir giderdir. Kurumlar Vergisi Kanunu'nun 6. maddesi de safi kurum kazancının tespitinde Gelir Vergisi Kanunu'nun ticari kazanç hükümlerinin uygulanacağını belirttiği için aynı kural şirketler için de geçerlidir.

Burada iki koşul önemlidir. Birincisi, sigortanın işletmeye ait kıymetlerle ilgili olması gerekir; işletme sahibinin kendi evi için yaptırdığı konut sigortası işletme gideri değildir. İkincisi, poliçenin işletme adına düzenlenmesi ve ödemenin belgelenmesi kayıt açısından işi kolaylaştırır.

İşyeri sigortası vergiden düşer mi?

Bu soruda sık karıştırılan bir nokta var: prim doğrudan ödenecek vergiden düşülmez, kazançtan gider olarak indirilir. Yani prim tutarı kadar vergi azalmaz; prim tutarı kadar vergi matrahı azalır ve vergi bu düşük matrah üzerinden hesaplanır. Gerçek etkisi işletmenin kazancına ve vergi oranına göre değişir.

Birden fazla yılı kapsayan poliçelerde dönemsellik

Poliçe dönemi ile hesap dönemi çoğu zaman örtüşmez. Örneğin temmuz ayında başlayan bir yıllık poliçenin bir kısmı içinde bulunulan yıla, bir kısmı sonraki yıla aittir. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın konuya ilişkin özelgelerinde, dönemsellik ilkesi gereği peşin ödenen sigorta giderinin yalnızca cari yıla isabet eden kısmının o yılın gideri olarak kaydedilmesi, sonraki döneme ait kısmının ise gelecek aylara veya yıllara ait giderler hesaplarında izlenip ilgili dönemde gidere aktarılması gerektiği belirtilmektedir. Bu ayrımı muhasebecinizle birlikte yapmanızı öneririz.

Sigorta priminde KDV var mı?

Yoktur. Katma Değer Vergisi Kanunu'nun 17/4-e maddesi, banka ve sigorta muameleleri vergisi kapsamına giren işlemleri KDV'den istisna tutar. Bu nedenle sigorta poliçesinde indirim konusu yapılabilecek bir KDV tutarı bulunmaz; primin tamamı gider tarafında değerlendirilir.

Hasar anında istenecek belgeler

Poliçe düzenlerken hazırladığınız bilgiler hasar anında bir kez daha işe yarar. Yangın Sigortası Genel Şartları'na göre sigortalı rizikonun gerçekleştiğini öğrendiği tarihten itibaren en geç beş iş günü içinde sigortacıya bildirimde bulunmalı, zararı azaltacak önlemleri almalı, zorunlu haller dışında hasar yerinde değişiklik yapmamalı ve sigortacının isteyeceği bilgi ve belgeleri gecikmeksizin vermelidir. Hırsızlık Sigortası Genel Şartları ayrıca olayın derhal yetkili makamlara bildirilmesini ister.

Dosyada genellikle şu belgeler istenir:

1. Poliçe bilgileri ve hasar ihbar formu
2. Olayın niteliğine göre resmi tutanaklar ya da raporlar
3. Zarar gören demirbaş ve makinelerin listesi, alış faturaları
4. Hasar tarihindeki stok durumunu gösteren kayıtlar
5. Hasarı gösteren fotoğraflar
6. Kiracıysanız kira sözleşmesi, malikseniz tapu bilgisi
7. Tazminat talebinin tahmini tutarını gösteren yazılı bildirim

Teklif öncesi kontrol listesi

İşyeri sigortası teklifi istemeden önce şu bilgileri bir sayfada toplamanız, süreci birkaç güne yaymadan tek görüşmede tamamlamanızı sağlar:

• Unvan, vergi numarası ve faaliyet konusu
• Açık adres, adres kodu ve kullanılan tüm bağımsız bölümler
• Malik veya kiracı olduğunuz bilgisi
• Binanın yapı tarzı, yaşı ve işyerinin katı
• Güncel demirbaş listesi ve yaklaşık yeni alım değerleri
• Yıl içindeki en yüksek stok miktarına göre emtia bedeli
• Alarm, kamera, kepenk ve yangın önlemleri
• Son yıllardaki hasarlar ve mevcut poliçeler
• Konut binasındaysanız DASK poliçe bilgisi

Bu bilgiler hazır olduğunda teklifleri aynı bedel ve teminatlarla karşılaştırmak da kolaylaşır. İhtiyacınıza uygun teminatları işyeri sigortası sayfamızdan, birden fazla riski tek poliçede toplamak istiyorsanız KOBİ sigortası sayfamızdan inceleyebilirsiniz. 10 sigorta şirketinin tekliflerini aynı bilgilerle alıp yan yana koyuyoruz.

Sıkça Sorulan Sorular

İşyeri sigortası için hangi belgeler gerekir?

Çoğu işletme için kimlik veya vergi bilgisi, açık adres, faaliyet konusu, bina özellikleri ve bina, demirbaş, emtia bedelleri yeterlidir. Büyük risklerde sigorta şirketi yerinde inceleme, fotoğraf ve yerleşim planı isteyebilir.

Soru formunu yanlış doldurursam ne olur?

Türk Ticaret Kanunu'na göre önemli bir husus bildirilmemiş veya yanlış bildirilmişse sigortacı sözleşmeden cayabilir ya da prim farkı isteyebilir. Hasardan sonra anlaşılırsa kusurun derecesine göre tazminattan indirim yapılabilir, kast varsa ödeme borcu ortadan kalkabilir.

İşyeri sigortası e-Devlet'te görünür mü?

e-Devlet'teki Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi hizmetleri arasında işyeri veya yangın sigortası sorgulaması bulunmuyor. Konut binasındaki işyerleri için düzenlenen DASK poliçesi ise e-Devlet'ten sorgulanabilir.

İşyeri sigortası gider yazılır mı?

Evet. İşletmeye ait kıymetleri korumak için ödenen prim, Gelir Vergisi Kanunu'nun 40. maddesi kapsamında genel gider olarak ticari kazançtan indirilebilir. Şirketler için de Kurumlar Vergisi Kanunu aynı kurala atıf yapar.

İşyeri sigortası vergiden düşer mi?

Prim doğrudan vergiden düşülmez, kazançtan gider olarak indirilir ve vergi matrahını azaltır. Birden fazla hesap dönemine yayılan poliçelerde her yıla isabet eden kısım o yılın gideri olarak kaydedilir.

Kiracıyım, işyeri sigortası için tapu gerekir mi?

Binayı sigortalamayacaksanız tapu gerekmez. Demirbaş ve emtia için poliçe yaptırabilir, kira sözleşmesindeki bilgilerle kiracının malike karşı sorumluluğu teminatını da ekletebilirsiniz.

Sigorta poliçesinde KDV indirimi yapılabilir mi?

Hayır. Sigorta işlemleri banka ve sigorta muameleleri vergisi kapsamında olduğu için KDV Kanunu'nun 17/4-e maddesiyle KDV'den istisnadır ve poliçede indirilecek KDV bulunmaz.